La crise sanitaire a mis un coup d’arrêt à l’événementiel. Pourtant, le besoin d’échanges et de partages n’a pas cessé pour autant. Il a fallu, pour beaucoup d‘entre nous, réagir et trouver des solutions pour maintenir les événements prévus en faisant appel au digital. Mais est-ce facile de transposer un événement présentiel en un événement à distance ? Comment s’y retrouver dans le choix des outils ? Quelle est la part d’interactivité ?
Pour répondre à ses problématiques, cinq témoins ont partagé leur expérience et répondu aux questions des adhérents, lors d’une table ronde le 15 décembre dernier, à distance bien sûr !
- Amadou ROUILLON, responsable du bureau des Congrès Grenoble Alpes Métropole au sujet du Workshop 2020 du Tourisme d’Affaires Grenoble Alpes sous un format hybride (mi digital, mi présentiel).
- Emmanuelle HUGOT déléguée territoriale de Digitale League qui réussit à transposer différents types d’événements en ligne comme les rencontres du DL club, des conférences thématiques, un concours de pitch et même un apéro en ligne.
- Émilie RONDET déléguée générale French’Tech in the Alpes accompagnée de Lara ANDRES chef de projet du festival Transfo 2020 et Xavier MASCLAUX chargé de Projet à la French Tech. Pour l’organisation de Transfo, le Festival du numérique habituellement composé de tables rondes et conférences dans différents lieux du territoire.
Tous s’accordent à dire qu’il faut tester, encadrer et faciliter l’interactivité car l’évènement digital ne se conçoit et ne se déroule pas à l’identique du présentiel. Effectivement, il n’y a plus de problème de stationnement ni de petits fours, l’événement digital est accessible et surtout enregistré. Mais il faut le repenser, adapter le format, le faire peut être plus court, intégrer des espaces de sondage, de questions voire des Ice breaker pour favoriser l’attention des participants. Le cœur de l’événement même digital reste l’humain et les ressources humaines associées. Comme en présentiel, un intervenant avec du charisme captivera plus aisément son auditoire.
L’événement hybride ou phygital aussi est à envisager avec une partie à distance et une partie en présentiel. Ce compromis est peut-être la réponse pour satisfaire le besoin d’interaction mais aussi de rendre accessible au plus grand nombre.
Les conseils de nos intervenants
Lara : le process et l’anticipation est essentiel au bon déroulement de l’événement digital.
Emmanuelle : minimum 2 personnes doivent gérer un webinaire. Il est aussi utile de prévoir d’organiser une session de debriefing à l’issue de celui-ci avec les intervenants.
Xavier : l’accompagnement et la formation des utilisateurs aux outils sont un incontournable même si il est possible d’utiliser les outils grands publics comme YouTube ou Facebook live.
Emilie : La puissance et la portée d’un événement digital peuvent être amplifiées avec une diffusion sur plusieurs réseaux sociaux et plateformes en simultané (cross-connexion). Le numérique permet un côté collectif plus puissant et un rayonnement au-delà de l’éco-système habituel.
Amadou : le post événement est encore à travailler car le replay c’est bien mais personne ne va regarder une conférence qui dure 3 heures. Un montage de moments choisis est plus visible. Dernière chose est non des moindres, ne pas oublier les pauses !
La dernière question qui se pose sur un événement digital c’est la question de l’impact environnemental car s’il était pris en considération en présentiel ce n’est pas encore vraiment le cas des événements numériques très énergivores.
Pour aller plus loin sur la sobriété numérique
https://negaoctet.org/
https://ecoinfo.cnrs.fr/
Festival Transfo : quel numérique pour la planète ?
https://www.festival-transfo.fr/
MICE Demain, penser ensemble l’événementiel de demain
https://www.grenoble-congres.com/fr/presse-pro/micedemain/
https://www.grenoble-congres.com/fr/presse-pro/revue-de-presse-mice/
Les événements de Digital League
https://www.digital-league.org/evenements/
Les événements de la French Tech in the Alps
https://www.ftalps.com/agenda-evenement/